¿Cómo le digo amablemente a mi compañero de trabajo que puede hacer el trabajo él mismo?

Hola B, tu equipo tiene suficientes conocimientos de html para editar estos objetos, así que por favor asigna esta tarea a alguien de tu equipo.

Aunque las intenciones de tu correo electrónico son buenas, es quizá demasiado directo, y le falta algo de contexto.

Si yo hubiera escrito un mensaje así, habría señalado que:

• Tengo mi propio, otro trabajo que hacer. Tal vez algo como ‘Ahora estoy ocupado implementando algo mágico para el equipo C’.
  
• Destacar que estás dispuesto a ayudar, pero que realmente no puedes dedicar tiempo a hacer todo por ellos. Así que, en lugar de decir “puedes hacerlo tú mismo”, haz hincapié en que has arreglado A y B para ellos y que crees que ahora pueden hacer X e Y por sí mismos.
  

Yo tampoco tengo ningún interés en hacer esto.

No muestres esto en tus correos electrónicos. Esa es probablemente la parte que la gente llama snob. Tu mensaje debe transmitir que no puedes hacer esas tareas por falta de tiempo, no que no estás dispuesto a hacerlas porque no te interesan.

Creo que otro problema es que tu asignación al equipo C no es oficial. Indícaselo a tu jefe. Menciona que tu trabajo para el equipo C corre peligro porque el equipo B te pide que hagas cosas que pueden hacer ellos mismos. Explícaselo como has hecho aquí, que te envían una lista de la que sólo una o dos tareas necesitan realmente tu ayuda, pero que esperan que lo hagas todo.

Sólo una vez que tu jefe lo sepa, y el equipo B siga con su comportamiento de pedirte más tiempo del necesario, también puedes adoptar el enfoque pasivo-agresivo de citar a tu jefe en los correos electrónicos de cortesía. Esto creará un registro para que tu jefe muestre la frecuencia con la que ocurre y puede provocar que tenga una charla con el jefe del equipo B. También mostrará al equipo B que te tomas en serio el hecho de que no tienes tiempo para ayudarles con cualquier cosa.

En primer lugar, es importante tener en cuenta que la comunicación parece estar en su punto más bajo para el equipo B/tú mismo. El mero hecho de recibir una lista de tareas sin discusión previa, ya ha dejado de lado el paso en el que discuten sus necesidades contigo y acuerdan qué tareas puedes llevar a cabo/qué pueden lograr ellos mismos. Este es un tema a largo plazo que debería ser analizado, ya que eliminará muchos de los problemas que se plantean aquí. El problema que el equipo B puede tener con tu correo electrónico es que elude la responsabilidad de las tareas y parece que no estás dispuesto a contribuir fuera de la especificación exacta de tu función. Además, decir que ya tienen las habilidades sugiere que lo hacen por pereza. Lo más probable es que lo hagan por ver que es un área de la que todavía eres responsable.

Aunque no deberías empezar a aceptar su trabajo para apaciguarles -está claro que tiene un impacto en tu capacidad para desempeñar tus responsabilidades principales-, necesitas trabajar en un proceso de traspaso para ponerles al día.

Te recomendaría que respondieras con un desglose de lo que se necesita para cada tarea que te han encomendado (como debería ser normal al estimar el tiempo necesario para ello). En el caso de las tareas con las que no estés de acuerdo, deberías sugerir que sería más lógico que ellos se hicieran cargo, pero que tú estarás ahí para apoyarles en ello.

Por ejemplo:

En cuanto a la [Tarea], creo que debería ser posible realizarla con las funciones existentes en el [Sistema]. Estoy más que feliz de venir a ayudar, pero en el futuro creo que estos cambios serán más fáciles de hacer desde tu lado directamente. Si quieres que te enseñe cómo hacer esto, o tienes alguna pregunta al respecto, sólo tienes que decírmelo y podemos reservar algo de tiempo para trabajar juntos en esto.

La clave es que no les dejas tirados, pero tampoco asumes la tarea como un compromiso a largo plazo. El objetivo es traspasar estas tareas al Equipo B, apoyándoles en ello y demostrando que, aunque a ti te importa, a ellos también les resultará más fácil si pueden realizar los cambios directamente.

(Nota: la mayoría de la gente prefiere poder hacer el trabajo por sí misma; es raro que la gente envíe tareas porque simplemente no quiere hacerlo).

Para eso están los directivos. Este es su trabajo.

Si hay una tarea que no crees que deba estar en tu lista, habla con tu jefe. Sólo con tu jefe. Haz lo que tu propio jefe te diga. Es el único que puede establecer tus prioridades.

Para no hacer perder el tiempo a tu jefe, habla de tipos de tareas en lugar de tareas específicas. También debes estar preparado para responder a las preguntas sobre el tiempo que empleas en esas tareas.

Es posible que tu jefe te diga “Sólo hazlo”, en cuyo caso lo haces. O puede decir “No lo hagas”, en cuyo caso no lo haces.

Lo que piensen otros jefes o empleados no es relevante. Basta con decir “Según [mi jefe], esa no es mi tarea. Habla con ellos”. Repite “Habla con ellos, no conmigo” tantas veces como sea necesario.

Creo que el problema es que tu respuesta es demasiado “personal”.

Cuando dices….

“tu equipo tiene suficientes conocimientos de html para editar estos objetos, así que por favor asigna esta tarea a alguien de tu equipo”.

…. suena como si sintieras que el trabajo está por debajo de ti, y que ellos deberían hacerlo simplemente porque pueden. Si lo piensas, el director general de una empresa de las 500 más grandes puede sacar la basura, pero no tiene por qué hacerlo. Esta respuesta se encuentra con argumentos porque parece que se trata de lo que tú no quieres hacer personalmente.

Si la tarea definitivamente no es responsabilidad de tu equipo, entonces intenta algo como

Lo siento, esta tarea no es competencia de este equipo.

No pueden discutirlo razonablemente. No estás diciendo que no quieres hacerlo, estás diciendo que la empresa no espera que lo hagas.

Para que quede claro, no estoy sugiriendo que debas ser distante o impersonal en todo momento, simplemente en casos como este en los que una respuesta de tipo empresarial responde a la pregunta de una vez por todas sin dar lugar a la crítica.

En primer lugar, debes aclarar con tu jefe y el suyo quién es el responsable oficial de las tareas más fáciles. Y, si es posible, comunicarlo a ambos equipos.

Ahora mismo es obvio que las cosas que el equipo B no puede hacer las tiene que hacer el equipo A (o quien realmente PUEDA hacerlas). Pero parece que no está claro para todos quién debe hacer las cosas más fáciles. Claro que PUEDEN hacerlo, pero ¿por qué deberían hacerlo?

Si a ambos se les dice que el equipo B debe hacerlo, a partir de ese momento puedes señalar que es su responsabilidad y que “agradecerías” que ellos también se adhirieran a ese acuerdo.

Si se ignora la petición y tenéis que averiguar vosotros mismos quién debe hacer qué, la cosa se complica un poco. Entonces podrías decir algo como

Hola B,

Lo siento pero ahora que estoy en el equipo C (¿lo saben?) tengo mucho otro trabajo que hacer que tiene prioridad para mí. Desde que vi que no puedes hacer x intenté sacar un poco de tiempo para ocuparme de eso pero realmente no tengo tiempo para ocuparme de todos los demás puntos de la lista. Espero que encuentres a alguien en el equipo A que pueda sacar tiempo para hacer el resto.

Saludos cordiales,

No es necesario decir explícitamente que “pueden” hacer el resto. Esto ya está implícito al decir que hicieron x porque no pueden hacer esa parte. También deja claro que si siguen queriendo cargarlo sobre ti, tendrán que convencerte de alguna manera de que debe tener prioridad, momento en el que puedes redirigirlo a tu/su gestor para evitar disputas internas.

Después de las preguntas de seguimiento en la sección de comentarios de la pregunta para las aclaraciones:

• Está “autorizado” un “par de horas” a la semana entre “Su” gestor y “Su” gestor
• Las tareas A,B de la lista están dentro de los plazos asignados (tal y como han ido las ejecuciones anteriores)…
  
• Las tareas C,D,..,Z de la lista NO están dentro del plazo asignado.
• Esta lista y las tareas están en el proyecto Amal…
• Tiene entregables con su tiempo asignado en el proyecto Panera y en el proyecto Cornucopia.

La clave de su respuesta está en la información incluida arriba.

Gracias por pedir mi ayuda en el proyecto Amal. Siempre estoy más que feliz de ayudar.

Como tal, trabajaré en las tareas A y B, lo que les permitirá a usted y a su equipo continuar con las tareas de la C a la Z.

Por mucho que me gustaría ayudar con las tareas de la C a la Z, mi horario actual - tal y como lo han organizado el director John y la directora Jane - no me permite hacerlo. Los proyectos Breadbasket y Cornucopia son mis prioridades una vez completadas las tareas A y B.

Si vuelven con más preguntas sobre “¿Por qué no puedes hacer de la C a la Z?” la respuesta es sencilla:

Lamentablemente, no puedo ayudar con esa petición en este momento. Mi gerente John me ha autorizado 2 horas esta semana en el proyecto Amal en coordinación con su gerente Jane. Cualquier tiempo adicional dedicado al proyecto Amal afectará a los plazos de Breakbasket y Cornucopia.

Si no está satisfecho con esto, por favor, siéntase libre de que nuestros gerentes trabajen juntos en un horario más propicio para las necesidades de la empresa.

Personalmente, no tendría ningún problema en ser más directo (se me pasará el tiempo asignado con esas tareas extra y Juan tendrá que autorizar más tiempo.) pero a veces hay que bailar alrededor del tema para no herir sensibilidades.

Nota lateral/puntos de debate :

Yo no me sentiría mal si dijera “soy demasiado bueno para eso” - no con esas palabras exactas.

Soy un programador que cobra $x/hora. Las demás tareas de la empresa están cubiertas por personas que cobran entre ½ y 1/3 de esa tarifa, o menos.

¿Puedo codificar a mano HTML, CSS, arreglar problemas de impresión, solucionar problemas de virus, etc.? Por supuesto (no todos los programadores pueden hacerlo)… pero tengo una tarea completa y plazos de entrega. Además, la empresa puede pagar una fracción de lo que me cuesta arreglar el html y las impresoras. También tienen programadores junior que cobran menos por las mismas razones.

No soy “demasiado bueno” para hacerlo… pero soy más valioso en otro sitio.

Hay una fina línea entre esas dos afirmaciones.

En mi último trabajo, estaba más que dispuesto a arreglar impresoras y depurar ordenadores rotos cuando nuestro técnico de PCs era despedido… pero eso me hacía ir por detrás de nuestros otros desarrolladores - haciéndome menos valioso a largo plazo - y afectaba a todos nuestros entregables en otros lugares.

Puedes “hacer de las suyas” con las tareas de menor nivel si es necesario. También puedes decir “Es una mala inversión de los recursos de la empresa”. Hay momentos adecuados para ambas afirmaciones.

¿Personalmente? Yo plantearía estos puntos a la dirección (tengo 10 años de experiencia y me pagan x… ¿no preferirías que el licenciado que cobra x/3 se encargara de esas tareas?)

Son ellos los que deciden si vales o no para ese puesto.

En mi propia empresa me limitaría a decirles que tienen la capacidad de hacerlo ellos mismos, y que estoy disponible para mostrarles cómo hacerlo si no conocen los pasos.

Generalmente esto es suficiente. No es necesario mencionar que estás demasiado ocupado. Deberían entender la idea. Si se resisten, sólo tienes que decirles que la función se diseñó para que pudieran editarla ellos mismos. De ello se deduce que pueden y deben editarla ellos mismos. No le des la tarea a otros, y especialmente a ti, a menos que tu supervisor lo apruebe.

Yo escribiría algo así:

Hola A,

Creo que B,C,D y E pueden ser gestionados por su equipo. Las herramientas deben estar disponibles y ser sencillas de utilizar. Si no estáis familiarizados con ellas, puedo pasarme por allí más tarde hoy y mostrar a vuestro equipo cómo utilizarlas. Trabajaré en F tan pronto como sea posible, ya que no está cubierto por el conjunto de herramientas disponibles.

Saludos, G

Sólo tienes que decirles muy amablemente que estás más que feliz de ayudarles.

Sin embargo, (ahora pones una cara triste digna de un premio de la Academia) tienes una serie de cosas que necesitas hacer (no estás obligado a compartir qué es lo que hay que hacer a menos que sea (por supuesto) tu gerente).

Sigue poniendo cara de tristeza hasta que salgan de tu cubículo, entonces echa su expediente en tu pila (secreta) de rechazos, y deja que se quede ahí hasta que se pudra… después de todo, tus jefes apenas se hablan, y tu jefe probablemente te dará un ascenso porque has hecho de sus prioridades tus prioridades.

Cuando entren en tu cubículo gritando que se les ha pasado el plazo porque no les has ayudado a “alcanzar sus elevados objetivos”. Te pondrás a actuar como si fueras un premio de la Academia y les informarás de que estás saturado de trabajo y que la próxima vez lo harás mejor (¡no!).

Después de un tiempo, te ganarás la reputación de ser alguien con altos ideales y buenas intenciones (casi listo para la santidad), pero demasiado ocupado para ayudar a alguien. >:)