¿Cómo informar a los invitados cuando no tienes suficiente comida para todos?

¿Y qué hay de “lo siento, pero nos hemos quedado sin helado”?

El hecho es que estas personas habrían querido helado, y no lo había. No puedes fingir que hay helado. Sólo puedes decirles la verdad, disculparte, pero no aceptar las quejas porque la limitación del presupuesto no es culpa tuya (ni posiblemente de nadie).

La única alternativa si hay alguna tienda decente cerca que venda helados es intentar hacer una colecta espontánea de dinero y que alguien salga a comprar más helados.

Para complementar lo dicho por Gnasher, los presupuestos limitados son un asco, pero eso tampoco significa que uno se limite estrictamente al presupuesto. “Lo sentimos, nos hemos quedado sin nada” es sin duda una buena forma de responder. También puedes mencionar al grupo que se ha reunido: “¡Hola chicos! Anuncio rápido. Estamos a punto de quedarnos sin helado. He gastado el presupuesto que me han dado para comprar más, pero ¿alguien está dispuesto a echar un dólar cada uno para que podamos ir a comprar más?”. Según mi experiencia en fiestas y reuniones, la gente suele estar dispuesta a aportar un dólar más para reponer los productos de la fiesta.

¡Esto también puede ayudar a que la fiesta continúe si deseas que se vayan más tarde! También he comprobado que la gente tiende a marcharse una vez que la comida y las bebidas se han acabado, por lo que pedir a la gente que aporte un dólar puede ayudar a reanimar la fiesta.

Las otras respuestas son geniales, pero este es uno de esos problemas que podrían resolverse con antelación.

Esta actividad es obviamente bien recibida, demasiada gente se presenta para la cantidad de “entretenimiento” que el presupuesto prevé. Así que para una solución más a largo plazo puede ser mejor:

1. Hablar con el grupo fuera de la actividad y ver si vale la pena aumentar el presupuesto
2. Si no se puede aumentar el presupuesto, pensar en destacar el hecho de que es probable que los que lleguen tarde no reciban la comida. Esto significa que, o bien todo el mundo se presenta media hora antes, entonces puedes reiterar el punto 1

Como han dicho las otras respuestas, puedes disculparte con las personas que se presenten después de que se haya acabado la comida. Diles que, debido a la escasez de fondos, no has podido conseguir más comida.

Además, puedes avisar con antelación de la posibilidad de que se acabe la comida. En la invitación, haz saber a la gente que habrá comida disponible, pero que será por orden de llegada. De este modo, si la gente llega tarde y no hay más comida, sólo podrán culparse a sí mismos.

Te ofreciste como organizador de la fiesta. Tienes que asumirlo. Cuanta más gente consigas que venga a tu fiesta, más fuerte será tu comunidad y más agradable será la vida de todos cuando se vean por ahí. No los defraudes. La comunidad es importante. Así que tienes que ser capaz de manejar a todo el mundo, si puedes. ¿No es por eso que te ofreciste como voluntario?

Ahora no estoy diciendo que pongas tu propio dinero. Hay muchas formas de recaudar el dinero. La solución más sencilla es poner un bote de propinas; es mucho menos incómodo que preguntar por ahí. O la gente podría donar una pinta de su sabor favorito (podrías llamarlo BYOIC). O tal vez una heladería local tenga un exceso de existencias que pueda donar. Una tendencia reciente es el crowdfunding (por ejemplo, GoFundMe). Hagas lo que hagas, mantén la idea clara y sencilla; si pones un bote de propinas, etiquétalo y sugiere una cantidad; si les pides que traigan helado, diles de qué tamaño. Mucha gente que no participa simplemente no sabe qué hacer, así que explícalo con claridad y más gente lo hará.

Aquí hay un sitio que dice tener 131 ideas para recaudar fondos .

O

Podrías limitarte al presupuesto. Estarías en tu derecho, y tu evento sería, bueno, un evento.

La respuesta es sencilla: “Lo siento amigos, en realidad nos quedamos sin comida” y si no puedes pagar la cuenta para pedir comida simplemente dices “tal vez podamos colaborar todos para pedir una pizza”

En última instancia, si se trata de una reunión o evento organizado, creo que se debería haber tomado un número de asistentes para deducir la cantidad de comida que hay que hacer o pedir. Todo lo que no sea eso es una mala planificación por parte de los anfitriones. Si se trata de un evento cerrado, entonces las reglas deben ser aplicadas