¿Cómo le digo a mi compañero de equipo que deje de responder a los correos electrónicos no dirigidos a él?

Como está seguro de que no se trata de un guión de aviso automatizado fuera de la oficina que funciona alocadamente, probablemente debería hablar con la persona en cuestión. No lo diga como si estuviera molesto por ellos (aunque lo esté) porque podría parecer un insulto involuntario.

Sugiero algo así, dirigido al propio dev y sólo a él:

Aprecio su esfuerzo por informarme sobre las ausencias, pero soy consciente de que no hay nadie en este momento y no espero una respuesta inmediata. Estoy enviando estos correos electrónicos en estos momentos debido a las diferencias de zona horaria, y una respuesta una vez que X esté en la oficina de nuevo es perfectamente aceptable.

Por favor, asuma para futuras notificaciones que conozco los horarios de trabajo de la oficina de X.

Puntos clave a tener en cuenta:

• Informativo
• No acusatorio
• Apreciativo de lo que podría percibir como un esfuerzo sincero

Su objetivo es hacer que el desarrollador se dé cuenta de que hay mejores usos de su tiempo, no hacerle sentir mal por intentar ayudar (asumo que él está intentando ayudar aquí y usted también debería hacerlo - no hay razón para asumir la mala fe sin ninguna inclinación a que la mala fe esté en juego)

¿Es posible que su cliente tenga alguna locura donde reciba alertas de su correo electrónico de trabajo en horas no laborales? O tal vez que este dispositivo en particular está “de guardia” para situaciones de emergencia y, por lo tanto, recibe alertas de e-mails de trabajo durante las horas no laborables? Si ese es el caso, podría ver cómo le molestaría. De lo contrario, su comportamiento es confuso en el mejor de los casos.

Para determinar lo que está sucediendo, probablemente sea mejor enviar un mensaje específicamente al dev que le está respondiendo. Por ejemplo, algo como esto:

Hola Dev,

Me he dado cuenta de que está respondiendo a los e-mails que he enviado a X fuera de las horas de trabajo de X. Dada la diferencia de zona horaria, soy consciente de que X no estará disponible para responder cuando se envíen los e-mails, así que no esperaba una respuesta inmediata. Sólo estaba enviando los e-mails durante mis propias horas de trabajo y no esperaba que X respondiera hasta que comenzaran sus horas de trabajo.

¿Recibir e-mails en esta dirección le molesta fuera de las horas de trabajo? Si es así, ¿hay alguna otra dirección que pueda usar que no le moleste o necesito programar los e-mails para no enviarlos hasta el comienzo de su jornada laboral?

Gracias, Usted

De esta manera, puede:

• Asegúrese de que Dev sepa que no está esperando respuestas fuera de las horas de trabajo y así sus respuestas antes de que X llegue al trabajo no son necesarias para usted en caso de que pensara que lo fueran.

• Evita acusar a Dev de ser intencionalmente molesto.

• Averigua si tus e-mails están causando alguna molestia no intencional a Dev (como alertas a una cuenta que Dev debe monitorear fuera del horario de trabajo) y, si es así, cómo puedes encontrar un compromiso que funcione para ambos.

Esto no aborda la causa de los correos electrónicos, pero como solución, podrías usar un programador de correo electrónico como Boomerang para Gmail . Esto te permitiría enviar correos electrónicos sólo durante sus horas de trabajo (aunque podría confundir al cliente dándole la impresión de que estás trabajando durante el mismo tiempo que ellos).

A menudo trabajo con enormes diferencias de zonas horarias (más de 10 horas) y en el pasado me han dicho que no envíe correos electrónicos a ciertas horas, así que busqué un software para poder “enviar” el correo electrónico pero el envío se retrasaría hasta la hora programada.

EDITAR ¿Por qué usar un software de programación en lugar de comprometerse con la persona directamente

Como eres nuevo en el proyecto, ¿estás seguro de que no es sólo la forma en que se ejecuta el proyecto? Dices que estás molesto por los emails, pero yo estaría molesto si yo fuera el cliente y hubiera arreglado las cosas de cierta manera y luego un nuevo contratista llegara y empezara a decir a otras personas lo que tienen que hacer.

Así que como dijiste, tienes la opción de superar tu propia sensación de molestia o tratar de escribir un email con tacto para averiguar lo que está pasando. En mi propia vida, he descubierto que si hay algo que pueda hacer para resolver el problema por mí mismo (programar mis correos electrónicos a una hora diferente), es más fácil que molestar potencialmente a otras personas que ya pueden estar trabajando de la manera que les gusta.

Si fueras a escribir un correo electrónico, no le diría a la persona que dejara de responder a tus correos electrónicos como sugieren algunas de las otras respuestas (no es tu trabajo decirle a los demás cómo hacer su trabajo a menos que seas el líder del proyecto); en cambio, me disculparía por enviar correos electrónicos fuera del horario de trabajo y preguntaría si preferirían que sólo enviaras correos electrónicos durante su horario de trabajo… Pero como la persona te está respondiendo fuera del horario de trabajo diciendo “enviaste un correo electrónico fuera del horario de trabajo, así que por favor espera”, entonces siento que es seguro asumir que no quieren correos electrónicos fuera del horario de trabajo, por lo que yo optaría por Boomerang o una solución similar.

Es posible que no puedas prevenir este comportamiento, ya que podría ser el resultado de una cultura de oficina insana al final de los clientes. Como dices, estás trabajando considerablemente fuera de sus horas de trabajo habituales, pero obteniendo respuestas de alguien involucrado en la cadena.

La esencia del mensaje que recibes es “Yo también estoy trabajando”. Esta es una declaración a alguien más que también está recibiendo ese correo electrónico de que esta persona está trabajando cuando podría estar haciendo algo personal. Efectivamente esta persona está trabajando en horas competitivas.

Desafortunadamente como este email no está realmente dirigido a usted sino que en realidad está dirigido a alguien más, podría ser difícil de prevenir.

La manera más efectiva sería probablemente dirigir esto a tu compañero de equipo directamente. Como es la solución con muchos problemas: ser claro y hablar de ello.

Hasta ahora, lo que has intentado es andar con rodeos, con la esperanza de no desencadenarlos, pero parece que no funciona.

Así que la próxima vez que recibas una respuesta como esta, puedes responder cortésmente diciendo que estás al tanto, que la envías a esa hora por tu horario de trabajo, y (lo más importante) que no es urgente, para que pueda esperar hasta la mañana.

Como alternativa, lo que les quitaría la razón para responder, también podría iniciar su correo electrónico con un mensaje que reconozca que sabe que no están en la oficina en ese momento, y que no requiere una respuesta inmediata. Eso debería hacer llegar el mensaje a tu compañero de equipo, pero podría parecer extraño para el destinatario real.

Eso sucede todo el tiempo cuando los equipos están repartidos por todo el mundo. Personalmente uso dos características para asegurarme de no terminar molestando a alguien en medio de la noche.

La opción de entrega retrasada de Outlook. Lo malo es que tu dispositivo necesita estar encendido todo el tiempo para que la entrega se realice. No siempre es así con los portátiles y los usuarios de móviles.

Boomerang para Gmail. Es una solución basada en una suscripción de pago que te permite redactar un correo electrónico y que se entregará en la fecha y hora programadas. Funciona sin conexión, por lo que resuelve el inconveniente de la entrega retrasada de Outlook.

Es posible que utilices otro proveedor de correo electrónico, así que busca algo compatible con él. También considere la implicación de que algún usuario podría haber actualizado el hilo de correo electrónico antes de que su correo electrónico sea entregado y podría estar desactualizado para entonces.

Editar 1:

Asumo que sólo hay dos zonas horarias involucradas. Siendo parte de equipos donde dos o más zonas horarias están involucradas, nos esforzamos en discutir los tiempos con los otros miembros. Si hay conferencias telefónicas periódicas, le sugiero que discuta esto con todos los interesados. Esto ayuda especialmente cuando hay más de dos zonas horarias involucradas. Las conferencias telefónicas son el mejor lugar para discutir esto ya que todos los involucrados en el proyecto se dan cuenta de las instrucciones que reciben.

Pocos de los consejos son ser firmes y responder que se es consciente del hecho. Estoy parcialmente de acuerdo con el consejo pero trato de no restregárselo en la cara. Más bien pida una sugerencia, marcando a todos los que hayan respondido prematuramente en algo en las siguientes líneas:

Hola, estoy al tanto de la zona horaria del cliente. ¿Puede aconsejar cuál es la mejor hora para llegar al cliente?

La razón para pedir consejo es el hecho de que usted es el último en entrar en el proyecto, y los proyectos una vez empezados construyen rápidamente su propia subcultura. Por lo tanto, ser parte de la subcultura ayudará a que alguien responda a tus correos electrónicos.

El consejo será responder en tu zona horaria o en la zona horaria del cliente. Si es más tarde, usa un programador de correo electrónico como se describe en el inicio. Si es más tarde, disfruta de tu recién encontrada libertad :)

Editar 2:

Un ejemplo de subcultura :

• Las personas marcadas en CC no reciben alertas durante su tiempo libre.
• Los correos electrónicos se programan según la zona horaria de los destinatarios en TO
• Si hay varios destinatarios con varias zonas horarias, los correos electrónicos se programan con prioridad al destinatario con la zona horaria más temprana.