¿Cómo puedo evitar parecer condescendiente cuando le digo a un compañero de trabajo que no puedo trabajar en un asunto ahora mismo?

Creo que tu problema aquí es la palabra “lujo”. No sólo la línea fluirá igual de bien si la cortas, sino que insinúa que la persona que te envía el correo electrónico no está tan ocupada como tú. Probablemente se está tomando como “no todo el mundo tiene el lujo de tener tiempo libre en el trabajo como tú”, lo cual no creo que estés tratando de transmitir.

En su lugar, esa línea podría ser reescrita (quitando el redundante “actualmente” y “ahora mismo”) como:

Hola Bob,

No podré ver el asunto ahora mismo ya que estoy muy ocupado con un proyecto de alta prioridad.

Sin embargo, ¡incluso esto puede ser tomado como un insulto! Desafortunadamente, no es tan agradable trabajar con humanos como con máquinas. No hay un método bob.reply(ggiaquin16.busy, false); para llamar. Si bien es bueno eliminar las emociones y mantener los emails de trabajo objetivos, también hay que tener cuidado de no estar sin emociones… ¡siempre hay espacio para ser educado!

Como tal, en realidad modificaría la línea más allá para añadir una disculpa, ya que es lo más educado que se puede hacer cuando se causan inconvenientes. Esto también ayudará a que el resto de tu correo electrónico te sugiera cosas que puedes hacer a pesar de estar ocupado.

Hola Bob,

Lo siento, pero no podré ver el tema ahora mismo ya que estoy muy ocupado con un proyecto de alta prioridad. Sin embargo, …

Sé que dices que te gusta “cortar la pelusa” (¡y me identifico!) pero la adición de esas 2 primeras palabras pequeñas hace toda la diferencia en lo que respecta a la interacción humana.

Me gustaría añadir que prefiero usar figuras de dicción en correos electrónicos como estos. Así que puedo decir:

Hola Bob,

Lo siento, pero no podré ver el tema ahora mismo ya que mi cubo está lleno con un proyecto de alta prioridad. Sin embargo, … {cosas útiles aquí}

(énfasis en la figura retórica)

Sin embargo, debes tener cuidado con esto. Mientras que una figura bien entendida puede permitir que su correo electrónico sea mejor recibido, una figura mal usada le hará daño. Esto es lo que está pasando con tu uso “de lujo” en el email original.

Necesitas trabajar en tus habilidades de comunicación escrita.

Ser lógico y factual no tiene nada que ver. Estás insinuando que no puedes ser lógico y factual además de táctico en tus correos electrónicos. Eso simplemente no es cierto.

Veamos por qué el ejemplo estaba equivocado:

el lujo del tiempo

El tiempo dedicado a hacer su trabajo no es un lujo. Esta frase implica que cualquiera que pueda ahorrar los recursos para hacer la tarea está trabajando de alguna manera un trabajo de lujo mientras usted trabaja fuera.

Usted también dice:

estoy tratando de hacer un proyecto de alta prioridad

Esto implica que la petición de Bob está perjudicando sus esfuerzos para completar una tarea que usted está afirmando que vale más que el trabajo de Bob.

Deje eso. Esos detalles son sólo sus opiniones. Usted afirma que no le gusta la pelusa, pero usar palabras como “lujo” e incluir la importancia de su trabajo es una pelusa.

Una vez que elimine los detalles sin importancia, concéntrese en transmitir un ambiente amigable.

La comunicación apropiada y cortés es parte de su trabajo. El clima político es irrelevante.

Enfócate en frases positivas:

Hola Bob, lo haría pero ahora mismo estoy atado a otro proyecto. ¿Puede esta tarea esperar hasta que me libere un poco? ¿Quizás en [X] [días/horas]?

Incluir fechas y horas específicas ayuda a Bob a determinar que tu correo electrónico fue sincero. Si sólo respondes “No tengo tiempo”, se verá como “Vete y no me molestes”. En pocas palabras, eso te convierte en un mal empleado.

Este consejo no es específico de tu trabajo. Su compañía no debería necesitar tener roles designados para estos correos electrónicos porque sus empleados son incapaces de una interacción humana apropiada.

Nota importante: Afronta los hechos. Tu email fue condescendiente. No querías hacerlo. Está bien; los errores ocurren. Estamos aquí para aprender. Pero tienes que aceptar los hechos aquí para poder seguir adelante.

Consejos útiles:

• Los hechos no siempre son útiles. La prioridad de su trabajo es irrelevante a menos que se le pregunte específicamente, incluso si es cierto. Sólo inclúyalos cuando sea necesario, nunca antes.
• Si no transmite sus intenciones, abre sus palabras a la interpretación. Siempre diga lo que quiere decir y explique su razonamiento si es ambiguo.
• Un poco de “pelusa” es un gran paso para la cortesía. Sin embargo, no es realmente una “pelusa”. Usar palabras en el texto que expliquen tus emociones es un sustituto del lenguaje corporal, y son muy importantes si añaden valor a la interpretación de la otra persona.
• El texto tiene tono. El idioma inglés es lo suficientemente vasto como para expresarse. Úsalo sabiamente y toma en consideración tu cultura, así como Connotación . Si tu texto es tan conciso que pierde tus intenciones, no es conciso, es falta.
• Nadie tiene la habilidad de leer tu mente a través de su computadora. Todo lo que tienen es lo que tú escribes. No se les exige que averigüen tus intenciones. Si les obligas a hacerlo, no sólo puedes tener problemas cuando se lo toman mal, sino que también pierdes su tiempo intentando diseccionarlo.
• Algunas personas son mejores en esto que otras. Si constantemente tienes problemas para expresarte por correo electrónico, encuentra una manera de hablar con la otra persona cara a cara.

Si realmente no estás tratando de ser condescendiente, entonces tendrás que trabajar con tu jefe para encontrar maneras de reformular tus correos electrónicos. Por ejemplo, en lugar de decirle a la gente que tú

“no tienes el lujo de tener tiempo para analizar el asunto ahora mismo”

tu jefe podría sugerirte decir algo como

Estoy trabajando en un proyecto de alta prioridad que no siento que pueda interrumpir. ¿Podrías por favor contactar (a mi jefe) con este asunto y que me diga qué prioridad poner en él?

En otras palabras, no le estás diciendo al remitente que su problema no es importante (lo que tu email original implicaba). En cambio, estás diciendo que tu jefe tendrá que hacer una llamada para saber si es razonable cambiar en lo que estás trabajando.

Otro enfoque que podrías intentar es que cuando escribas un email de este tipo, intenta imaginar que tú enviaste la petición original, y que la petición es importante para tu trabajo. ¿Cómo te sentirías con la respuesta que estás enviando?

La frase “el lujo del tiempo” podría implicar que usted piensa que tratar este problema es simplemente un “lujo”, mientras que la otra persona podría considerarlo una necesidad. Desde su punto de vista, sólo has minimizado algo problemático. Personalmente encontraría esto ofensivo; no es realmente un “lujo” hacer el trabajo, ¿verdad? Si quieres mantener esta frase general, tal vez cambiarla a simplemente

• El final “Estoy tratando de hacer un proyecto de alta prioridad” también podría ser tomado de manera equivocada, para implicar que el otro tema es de baja prioridad. Tal vez sea una interpretación generosa, pero no creo que la frase haya ayudado. A mí me parecería bien, pero a otros -incluyendo a tu compañero de trabajo- puede que no. Un posible cambio de frase sería

• La brevedad general de la misma. He… quizás hecho un mal trabajo con esto en los emails que he escrito, y últimamente me he esforzado en arreglarlo. Si esa frase es la solamente parte del email que has dedicado a tratar esa preocupación, entonces eso va a parecer bastante grosero.

Aparte de reemplazar o eliminar esas dos primeras frases problemáticas, sugeriría extender ese extracto un poco más.1 Podrías, por ejemplo, añadir

Intentaré llegar a esto cuando tenga más tiempo - siéntete libre de enviarme un correo electrónico de nuevo en un día o dos, si no lo hago antes.

lo que demuestra que sí te importa el problema y te ayudará cuando puedas. Hago esto cuando es posible. Hace que la otra persona se sienta bien porque sabe que no lo has olvidado, te hace sentir bien porque has hecho parte del camino para ayudar a alguien, y hace que tu jefe se sienta bien porque los empleados se ayudan entre sí y hacen las cosas. Es una situación en la que todos ganan!

Además, no hará daño mencionar esto de nuevo al compañero de trabajo, si lo ves más tarde, y simplemente repite por qué no puedes ayudar ahora, pero podrás hacerlo más tarde.

Normalmente me gusta ampliar esto un poco hablando de lo que haré en el futuro. Por ejemplo, un compañero de laboratorio me envió recientemente un correo electrónico preguntándome si ya había hecho algún análisis de los datos de espectroscopia que habíamos obtenido, y si sus cálculos parecían correctos. Aquí hay algo que me alegro de no haber escrito:

No, no lo he hecho. Estoy trabajando en el conjunto de problemas semanales ahora mismo.

En su lugar, escribí algo parecido a

¡Lo siento, no he tenido tiempo todavía! Lo investigaré con más detalle mañana, pero si compruebas las líneas espectrales en X, Y y Z nm, puedes obtener un buen diagnóstico de si nuestras líneas encajan en el modelo. Me pondré en contacto contigo cuando lo pruebe.

Eso es un poco más tranquilizador que la primera opción, ¿verdad?

Si quieres pedirle a tu jefe que te dé su opinión en tu próximo correo electrónico, puede que no sea una mala idea. Han señalado un problema, y mostrarles que estás trabajando en ello genera confianza más que cualquier otra cosa. Tal vez esto sea exagerado y tal vez no; todo depende de ti. La comunicación es realmente importante. Asegúrate de hacerlo bien.

1 ¡Has aclarado que tu correo electrónico original contenía un par de párrafos que hablaban del problema! Eso es genial; parece que lo has hecho bien. Tener sólo un breve correo electrónico era mi principal preocupación al principio. En este punto, entonces, lo único que debe preocuparte es la frase específica, como dije al principio de la respuesta.

Es condescendiente porque dice “Mis cosas son más importantes que las tuyas”.

Un mejor enfoque sería declarar de una manera bastante neutral que tienes una prioridad actual que te ha sido asignada por (cualquier autoridad que establezca esa prioridad para ti) y pedir al solicitante que envíe su petición a (cualquier autoridad que establezca tus prioridades para ti).

El beneficio de esto es que no puede ser interpretado como una competencia machista entre tú y el solicitante. Puede resultar que las cosas de tu jefe sean más importantes que las de la otra persona, en cuyo caso dependerá de tu jefe, no de ti, comunicarlo de una manera elegante. O quienquiera que sea el que te haya dado tus prioridades.

Te salvará de hacer una declaración que suena como si estuvieras juzgando su necesidad de ser menos importante. Eso es lo que fue condescendiente al respecto.

Ten esto en mente, también: El lenguaje innecesariamente florido a menudo tiene significados no deseados.

“No voy a ser capaz de hacer eso antes de la fecha límite del nombre del proyecto” versus “No tengo el lujo, mi trabajo es de alta prioridad”. Para alguien que “en gran medida se mueve en el lado lógico/factual”, usted incluyó algunos mensajes innecesarios.

Y lo hizo con un lenguaje que invoca la emoción (el “lujo” evoca el hedonismo) y el juicio personal (todos ustedes llamaron a su trabajo poco importante) en lugar de los hechos desnudos y sin reflejos (su simple indisponibilidad y falta de libertad para flexionar).

Manténgalo simple, use palabras pequeñas, es menos probable que resulte en percepciones no deseadas.

Hi Bob, actualmente no tengo el lujo de mirar el asunto ahora mismo ya que estoy tratando de conseguir un proyecto de alta prioridad.

No creo que le escribirías de esa manera a tu madre o padre, ¿verdad?

Incluso si lo hicieras, ¿le escribirías de esa manera si estuvieras escribiendo una carta de condolencia (por ejemplo, a una viuda de guerra)?

El ejemplo más claro que he leído, de diferentes tonos en la escritura, es el de Ursula LeGuin Bryn Mawr Commencement Address (1986) – recomiendo que aunque sólo sea para ver cuánta variedad es posible – y cómo escribir de una manera que parezca familiar o cercana: en lugar de distante, y altiva, y tratando de ocultar las emociones y las relaciones personales a largo plazo y así sucesivamente en favor de la “verdad objetiva”.

Además, no preguntó esto (es decir, sólo preguntó por el “tono”), pero el contenido tampoco es especialmente útil: se lee como una crítica (es decir, “se está tomando mi tiempo”) pero no como una crítica constructiva (es decir, ¿qué deberían hacer en su lugar? ) – ha dejado al lector en un impasión.

Podría ser más útil decir algo como: “Me temo que me llevaría unas 8 horas investigar esto adecuadamente antes de responder – si quiere, ¿podría por favor programar esto con mi gerente? Porque no creo que pueda encontrar el tiempo, de lo contrario”.

Su respuesta es condescendiente, sobre todo porque emite una vibración de “deja de molestarme, no tengo tiempo para esto”, que bien podría ser como se sentía en ese momento.

Es fácil dejar que eso se cuele en sus comunicaciones, incluso si no lo dice en serio.

No creo que necesites suavizar las cosas o hacer que la persona que te envió el correo electrónico se quede embarazada; pero puedes dejar de lado lo que sientes y responder con hechos:

Hola Bob,

Estoy ocupado trabajando en X, si es urgente por favor házselo saber a mi jefe, de lo contrario me pondré a ello tan pronto como pueda.

Corto, dulce, factual, neutral y no condescendiente. La clave es captar cómo te sientes en ese momento y dejar fuera cualquier indicio, o cualquier suposición sobre su asunto. Concéntrate puramente en cuándo puedes abordarlo y nada más - después de todo, esto es todo lo que realmente quieren saber.

Esto también le da a tu jefe la opción de hacer una llamada sobre las prioridades, ya que siempre existe la posibilidad de que esto sea más importante que en lo que estás trabajando.

Así que, si quieres seguir trabajando allí, tienes un verdadero problema. Si tu gerente te ha hablado dos veces de ser percibido como grosero con los compañeros de trabajo tienes un problema, uno grande, más grande que tu problema técnico. El problema no es cómo los demás interpretan tu tono, el problema es con lo que escribes.

La mayoría de las otras respuestas ya publicadas son verdaderas y tienen buenos puntos.

Aquí hay dos que destacaré:

1. Tener razón/lógica no es una excusa para tu tono. Para decirlo sin rodeos: estás empezando a hacer que tu jefe se vea mal en su trabajo.

2. Lo que usted realmente pensó, pero no tenía la intención de escribir, se dirigió a esa persona. La buena noticia es que usted no es tan malo en esto como pensaba (no es sarcasmo).

Mi consejo: La próxima vez que tengas que escribir un e-mail a alguien con el que estés molesto, pulsa responder, borra las casillas To y CC, y escribe el e-mail. Guárdalo como borrador y pon algo en tu calendario para mirarlo una hora más tarde.

Después de que te calmes, vuelve a leerlo. Si no estás contento con él, vuelve a escribirlo. Repítelo en una hora.

Una vez que estés contento con él, imprímelo y llévaselo a tu jefe. Diga algo como: “Sé que he tenido problemas con mi tono en los correos electrónicos. ¿Puedes mirar esto rápidamente y ver si lo he hecho mejor?” No te pongas a la defensiva sobre lo que dice - quieres hacer de esto una oportunidad para que aprendas - ¡sé enseñable!

He estado donde tú estás. Estás posiblemente en un problema mucho más grande de lo que te imaginas.

Estaba recibiendo mucha presión … mientras que también mantenía algunos beneficios como rehenes basados en la finalización [del proyecto].

No sé lo que eso significa a menos que estén diciendo que no puedes tomar PTO hasta que hayas terminado. De cualquier manera, suena como una buena pregunta separada para el lugar de trabajo.

Ya has aceptado una respuesta, y la redacción en sí ha sido analizada hasta la muerte por otras respuestas, pero voy a añadir esta respuesta de todos modos porque puede ser útil. Específicamente, tengo dos consejos.

Primero:

Usted quiso que su redacción fuera factual. Digamos que tiene un tono neutral; eso es lo que pretendía. Entonces, ¿de dónde vino el tono negativo cuando el lector lo interpretó? Del lector, obviamente. Ahora la verdadera pregunta es “¿por qué?”. Su lector podría haber leído esto con un giro positivo o neutral. Podría haberle dado el beneficio de la duda sobre el tono negativo percibido. No lo hizo.

Muy a menudo, cuando leo correos electrónicos, oigo la voz del escritor en mi cabeza. Con los tonos e inflexiones habituales del escritor. Sospecho que o bien su relación F2F con el lector o su reputación en la oficina llevó al lector a interpretar sus palabras negativamente.

Así que además de todos los otros consejos sobre cómo podría haber redactado esto de forma diferente, le sugiero que trabaje en sus relaciones una reputación. Específicamente, empieza por ir al lector, y disculparte por molestarlo o parecer que denigras su proyecto. Luego, comienza a prestar atención a tus interacciones F2F (en las reuniones, en la sala de descanso, en el pasillo, …) y asegúrate de no aparecer siempre como el Dr. No. Busca oportunidades para ser explícitamente amable.

Segundo:

Un hombre sabio me dijo una vez que puedes salirte con la tuya diciendo casi cualquier cosa si lo dices con una sonrisa. Así que considera añadir literalmente caritas sonrientes a tus emails cuando el tono puede ser malinterpretado. Y si posteriormente lees de nuevo y encuentras que la carita sonriente está en desacuerdo con las palabras, entonces es una señal para volver a trabajar en la redacción.

Supongo que Bob se estaba acercando no porque Bob espera que lo dejes todo, sino porque necesita saber cuándo se mirará y se hará.

“Hola Bob, el asunto que has informado está en nuestra cola de trabajo y será investigado por {ETA}, y en base a los hallazgos se proporcionará una ETA para su resolución”

“A falta de un sistema de tickets, los directores de proyecto, o incluso los jefes de equipo se convierte en la responsabilidad de todos gestionar el trabajo y comunicarse con las partes interesadas. No es necesario explicar por qué se ha priorizado el trabajo de la competencia sobre la solicitud de Bob hasta que Bob vuelva con una respuesta que indique que espera que las cosas sucedan más rápido de lo que usted declaró.

Mientras tanto, debe consultar a su gerente para que si Bob se echa atrás usted esté preparado para dar una respuesta apropiada que su jefe apoyará. Esto es realmente un asunto del lugar de trabajo, así que no iré más allá y volveré al estilo de comunicación utilizado.

Decir que no tienes el "lujo del tiempo” será mal recibido porque implica que eres el único en la empresa que tiene que hacer malabares con las pelotas. Esto también será probablemente recibido como si tuvieras resentimiento contra Bob. Aunque no hayas dicho “no tengo el lujo de tener tiempo como tú”, el destinatario probablemente lo incluirá en el mensaje.

Explicar que la petición de Bob es menos importante que otros trabajos probablemente desanime más al destinatario. Hay mejores formas de redactarlo, pero realmente no creo que necesites ir allí hasta que Bob regrese para presionar para que la petición sea acelerada.

Pero si llegas a ese puente, esa respuesta debería ser algo como “Entiendo que esto es importante para ti y es importante para nosotros también”. El desafío es que otro proyecto se ha determinado como una prioridad inmediata sobre las solicitudes de esta naturaleza"

Yo no entraría en más detalles en ese punto y esperaría de nuevo para ver si Bob retrocede más. Si eso sucede, es hora de hablar con Bob sobre el verdadero impacto comercial de su solicitud. Es posible que su comprensión del problema haya resultado en que usted y su equipo subestimen la importancia. Si ese es el caso, entonces usted podría realmente necesitar poner la solicitud de Bob como una prioridad. Pero hablar con Bob sobre el impacto comercial de su solicitud también ayudará a Bob a entender que realmente no es mayor.

Unos cuantos consejos más para mencionar. En todas las comunicaciones, manténgase alejado de palabras y frases agresivas y dirigidas a Bob. Por ejemplo, referirse al asunto como “tu” asunto o problema (no lo hiciste, sólo hiciste un ejemplo de lo que sería una redacción agresiva). Use la empatía para la posición de Bob y es probable que Bob también sea empático con la posición en la que usted se encuentra. Utilice palabras y frases que den una imagen de que usted y Bob están en el mismo equipo para resolver este problema juntos sin perjudicar el negocio en otro lugar.

Puede que a Bob no le importe demasiado el proyecto de la competencia. Tenga sus patos en fila para que si esto se intensifica porque usted y Bob no pueden ponerse de acuerdo en la prioridad contra el proyecto competidor, cuando se le patee a las personas que sí se preocupan por ambos, la decisión vaya a su favor. Si eso sucede, quieres que Bob reflexione sobre tus interacciones ha sido valientes intentos de ayudar a Bob a evitar que esa escalada fracase; y no te pongas a jugar al fútbol cuando eso suceda. En cambio, tómalo como una oportunidad de aprendizaje con el objetivo de ayudar al próximo Bob a evitar ese mismo resultado.

Muchas otras respuestas ya señalan correctamente por qué lo que dijiste sonó grosero. Quiero abordar un tema más fundamental. Hay una regla en las comunicaciones que dice que la responsabilidad de que la gente entienda el mensaje no es una responsabilidad que se comparta por igual entre el emisor del mensaje y el receptor. En cambio, la responsabilidad de que un mensaje sea claro e inequívoco recae únicamente en el remitente del mensaje. No le corresponde al receptor del mensaje tratar de determinar lo que pretendía. Si algo en tu mensaje puede ser interpretado de varias maneras diferentes, no culpes al destinatario si lo tomó de una manera diferente a la que tú querías.

En tu pregunta parece que quieres justificar tus acciones como “cortar la pelusa”, pero el problema es que cuando lo haces puedes acortar tu mensaje, pero al hacerlo aumentas la ambigüedad del mensaje. La cantidad adecuada de redundancia efectiva en un mensaje aumenta la probabilidad de que el destinatario interprete el significado como usted lo pretendía. Si decides no incluirlo en el mensaje, serás responsable de que el destinatario haya recibido un mensaje diferente del comunicado que tú querías. Evidentemente, habrá ocasiones en las que, independientemente de lo que hagas, el destinatario malinterpretará el mensaje, pero debes tratar de minimizarlo.

Los suavizantes verbales y la cortesía contribuyen en gran medida a crear la atmósfera correcta en la que el destinatario no informará de que tu correo electrónico ha sido grosero, aunque sienta que lo ha sido. Si eliges omitir esto, lo haces bajo tu propio riesgo.

Parece que evitas tomar la responsabilidad de la situación. Si no corrige esto ahora, la próxima ofensa puede resultar en la pérdida de su trabajo, o en una advertencia formal de algún tipo. Le recomiendo encarecidamente que corrija esto para que no vuelva a suceder. También le animo a que considere si le conviene seguir trabajando donde está ahora. A mí me parece que su gerente puede estar harto de usted, y podría eventualmente querer sacarlo de la organización. No estoy allí, así que no tengo forma de saber si es así o no, por lo que le sugiero que considere esta posibilidad.

Quizás pueda pedir la ayuda de un amigo que trabaje allí para que lea sus correos electrónicos antes de enviarlos.

La solución, aunque en realidad no responde a tu pregunta, es remitir la solicitud a tu jefe y pedirle que decida si es una prioridad mayor que el trabajo que estás haciendo actualmente. Si no lo es, puede elegir asignar el trabajo a otra persona de su equipo o volver a la persona que pide el trabajo o al gerente de esa persona y explicarle que el departamento está demasiado ocupado, en cuyo caso los gerentes pueden discutirlo o acudir a un gerente de mayor rango para que lo arbitre.

Darse la vuelta y responder a una solicitud de trabajo válida de una manera “no, estoy demasiado ocupado” nunca va a parecer descortés, condescendiente o (en el mejor de los casos) débil. Si el trabajo necesita hacerse, entonces alguien tiene que hacerlo.

Si la solicitud _no es válida (quizás porque la persona que solicita el trabajo no debería estar haciendo este tipo de solicitudes) entonces plantearla a su jefe (y por lo tanto indirectamente al jefe del solicitante) evitará que la situación se repita.